KSAK Oy
- TIEDOT REKISTERINPITÄJÄSTÄ
KSAK Oy Y-tunnus: 0832600-5 Airotie 2b 93600 Kuusamo puh. 040 860 8949 sähköposti info(at)ksak.fi - Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Alice Heinävehmas (tietosuojavastaava), Airotie 2b, 93600 KUUSAMO, +358 40 717 5737, alice.heinavehmas(at)ksak.fi
- REKISTERIN NIMI
LUMI-hankkeen tietosuojaseloste (KSAK Oy) - HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietoja käsitellään hanketoiminnan hallinnollisiin tarkoituksiin mm. rahoittajan, maksatushakemuksissa ja raportoinnissa sekä tilaisuuksien, tapahtumien ja kokouksien yhteydessä kerättävillä osallistujalistoilla ja hankkeen toiminnassa. Henkilötietoja käsitellään myös sidosryhmien/ verkoston viestinnällisissä ja verkostotehtävissä kuten postituslistoilla sekä verkostotyöskentelyssä.Tietoja kertyy tapahtumista, tilaisuuksista ja webinaareista. Tarkoituksena on hankkeen toimintaan osallistuvien henkilöiden yhteystietojen ylläpito, tilastointi ja raportointi. - HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTA
Käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Käsittelyperusteet ovat
Hankkeen hallinnointi
Käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Rahoittajan säädösten noudattaminen https://www.rakennerahastot.fi/
Viestinnällisten ja verkostotehtävien oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus. - REKISTERÖITYJEN RYHMÄT
Hankkeen verkosto ja hankehenkilöstö - REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA SÄILYTYSAJAT
Toiminnassa käsitellään rahoitusohjelman mukaisia tarpeellisia tietoja
– Henkilön tunniste- ja yhteystiedot: nimi, yhteystiedot tarpeen mukaan (puhelinnumero, sähköposti ja osoite), organisaatio, jota edustaa.
– Lisäksi ilmoittautuessa tilaisuuteen, tapahtumaan tai ryhmätoimintoon tarpeen mukaan ilmoittautumistiedon lisäksi ruokavaliotoive ja mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot
– Hankehakijoilta ja -toteuttajilta kerättävät henkilötiedot: hankkeen yhteyshenkilön nimi, asema organisaatiossa, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, hankkeen vastuuhenkilön nimi, asema organisaatiossa, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, hankepäällikön nimi, asema, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, eri asiakirjojen (mm. maksatushakemus, seurantaraportti, loppuraportti, oikaisuvaatimukset) yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, edunsaajahenkilöiden nimet, kansalaisuus sekä syntymäaika, mikäli henkilö omistaa yli 25 prosenttia yrityksen osakkeista suoraan tai välillisesti toisen yrityksen kautta, yritystukihakijoiden omistajien nimet ja henkilötunnus/ulkomaalaisen henkilön tunnus, mikäli yrityksen omistajatyyppi, on yksityishenkilö, asiakirjojen allekirjoittajien nimet (siirtyvät Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi–tunnistuspalvelusta) sekä allekirjoittajan asema organisaatiossa, IP-osoite, evästeet ja muut vastaavat teknologiset tiedot.
– Koontiraportti anonymisoiduista seurantatiedoista kuten sukupuoli, korkein koulutustaso, osallistumisen kesto, tieto työmarkkina-asemasta aloitushetkellä, tieto työmarkkina-asemasta päättymishetkellä, tieto hankkeen aikana mahdollisesti suoritetusta tutkinnosta tai saavutetusta ammattipätevyydestä
Säilytysajat
Henkilötietoja käsitellään vain niin kauan kuin ne ovat tarpeen jonkin yllä mainitun käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi. Henkilötietojen säilytysaika on vähintään hankkeen voimassaoloaika ja enintään siihen asti, kun hankkeeseen liittyvät viranomaisasiat on käsitelty ja suoritettu. Hanketoiminnassa rahoitusohjelman mukainen säilytysvelvoite on laaja ja pitkäkestoinen. Osallistujalistojen ja raportoinnin osalta hankkeen toteuttamiseen liittyvät asiakirjat dokumentoidaan ja säilytetään rahoittajan ohjeiden mukaan.
Tiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä. - TIETOJEN KÄYTTÖ JA JÄRJESTELMÄT
Henkilörekisteriä käyttävät ja täyttävät hankkeeseen osallistuvat työntekijät sekä hankkeeseen liittyvät rahoittaja- ja viranomaistahot.
Henkilötietojen käsittelyssä käytetään seuraavia tietojärjestelmiä: sähköposti, salattusähköposti, Maestro (laskutusjärjestelmä), Questback Essential-pilvipalvelu, jonka palvelimet sijaitsevat EU-alueella. Lisäksi henkilötiedot tallennetaan hankeasiakirjojen yhteydessä sähköisesti ja/tai manuaalisesti.
Questback Essential ilmoittautumistietojen sekä mahdollisesti muilla menetelmillä luotujen sähköisten asiakaslomakkeiden tallennusten palvelin sijaitsee Oulun Datacenter Oy:n palvelinsalissa. Palvelimet on suojattu fyysisesti ulkopuolisia uhkia varten, ja laiteverkko on suojattu palomuuri- ja varmennetekniikoin. Tietojen varmuuskopiointi ja palvelimen ylläpitoon liittyvät tietoturvapäivitykset on hoidettu asianmukaisesti.
EURA 2021:n palvelut on tarkoitettu mm. hankehakemusten, maksatushakemusten, seurantaraporttien ja muiden hankehallinnoitiin liittyvien tietojen toimittamiseen ja viranomaiskäsittelyyn. Palvelujen kautta myös valmistellaan ja noudetaan hankehakemuksiin ja hankkeisiin liittyvät päätökset. Tietosuojakäytäntö EURA2021 (static.eura2021.fi/ohjeet/Tietosuojakaytanto_EURA_2021.pdf) - SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan siirtää sähköisesti järjestelmien välillä tai paperidokumentteja käyttämällä. - TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Rekisterinpitäjä voi siirtää osallistujatietoja (etunimi ja sukunimi) laskutus-järjestelmään (Maestro) sekä Questback Essential -palvelusta paperiarkistoon hankkeen päättymiseen saakka ja edelleen hankkeen edellyttämän arkistoinnin ajaksi. - TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETAn ULKOPUOLELLE
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle - REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
A Manuaalinen aineisto
Henkilötietoja koskevat dokumentit säilytetään lukituissa kaapeissa tai arkistoholvissa tiedon luonteen mukaan.
B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
KSAK Oy:n oma palvelin, jolla henkilörekisteriin liittyviä tietoja verkossa sijaitsee, on suojattu palomuuri- ja varmennetekniikoin. Tietojen varmuuskopiointi ja palvelimen ylläpitoon liittyvät tietoturvapäivitykset on hoidettu asianmukaisesti. Tietokoneet sijaitsevat lukituissa huoneissa.
Osa tiedoista sijaitsee toisen osapuolen (mm. OPH, Visma, Maestro, TE-toimisto, ELY-keskukset, Kela) palvelimilla ja niitä käsitellään SaaS-palveluina. Näiden osalta tietoturvasta ja -suojasta vastaavat palveluntarjoajat käyttämällä palvelinsaleja, palomuureja, tietoturvaohjelmistoja sekä huolehtimalla ohjelmistojen päivityksistä ja tietokantojen varmistutallennuksista. - HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus mm. tarkistaa tietonsa, vaatia niiden oikaisemista tai poistamista sekä rajoittaa tietojensa käyttöä. KSAK Oy:n täytyy tunnistaa pyynnön esittäjä ennen toimenpiteiden täytäntöönpanoa. Osa asiakkaiden, verkoston ja hankehenkilöstön henkilötiedoista tulee säilyttää eri säädöksien mukainen aika.
13.1 REKISTERÖIDYN OIKEUS SAADA PÄÄSY TIETOIHIN (TARKASTUSOIKEUS)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja KSAK Oy on hänestä kerännyt tai ettei rekisteriin ole tallennettu häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeuden käyttämistä koskeva pyyntö tulee esittää KSAK Oy:lle tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan kuitenkin evätä lainmukaisilla perusteilla. Tarkastusoikeuden käyttämisestä ei peritä maksua.
13.2 REKISTERÖIDYN OIKEUS VAATIA TIEDON OIKAISEMISTA TAI POISTAMISTA
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia KSAK Oy:tä oikaisemaan häntä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot tai täydentämään puutteellisia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista.
Edellä mainittujen oikeuksien käyttämiseksi rekisteröidyn tulee esittää pyyntö KSAK Oy:lle tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
13.3 REKISTERÖIDYN OIKEUS RAJOITTAA TIETOJEN KÄSITTELYÄ
Mikäli KSAK Oy käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseksi tulee esittää KSAK Oy:lle tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
13.4 REKISTERÖIDYN OIKEUS SIIRTÄÄ TIEDOT JÄRJESTELMÄSTÄ TOISEEN
Niiltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut KSAK Oy:lle tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai toimeksiannon perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset tiedot itselleen yleisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyyntö tietojen saamiseksi tulee esittää KSAK Oy:lle tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
13.5 REKISTERÖIDYN OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos se katsoo, että KSAK Oy ei ole noudattanut sille tietosuojalainsäädännössä asetettuja velvollisuuksia.
13.6 MUUT OIKEUDET
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla asiasta KSAK Oy:lle seuraavilla tavoilla:
– KSAK Oy:n toimipisteessä osoitteessa Airotie 2 b, 93600 Kuusamo
– sähköpostitse osoitteeseen info(at)ksak.fi
– puhelimitse numeroon +358 40 860 8949
Toimistolla asioitaessa pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä. Sähköpostitse lähetettyyn pyyntöön on lisättävä puhelinnumero, koska pyynnön lähettäjän henkilöllisyys varmistetaan puhelimitse. Myös puhelimitse pyynnön jättävän henkilöllisyys varmistetaan.
Ksakki ry
- TIEDOT REKISTERINPITÄJÄSTÄ
Ksakki ry Y-tunnus: 2534499-3 Airotie 2b 93600 Kuusamo - Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: puh. 040 173 3092, sähköposti heikki.mustonen(at)ksakki.fi
- REKISTERIN NIMI
LUMI-hankkeen tietosuojaseloste (Ksakki ry) - HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietoja käsitellään hanketoiminnan hallinnollisiin tarkoituksiin mm. rahoittajan, maksatushakemuksissa ja raportoinnissa sekä tilaisuuksien, tapahtumien, ryhmätoimintojen ja kokouksien yhteydessä kerättävillä osallistujalistoilla ja hankkeen toiminnassa.
Henkilötietoja käsitellään myös sidosryhmien/ verkoston viestinnällisissä ja verkostotehtävissä kuten postituslistoilla sekä verkostotyöskentelyssä.
Tietoja kertyy asiakastapaamisista, tapahtumista, tilaisuuksista, ryhmätoiminnoista, webinaareista ja erilaisista pilotoinneista. Tarkoituksena on hankkeeseen osallistuvien henkilöiden yhteystietojen ylläpito, työ- ja toimintakyvyn sekä osallisuuden edistäminen kerättävällä tiedolla sekä tilastointi ja raportointi. - HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTA
Käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Käsittelyperusteet ovat:
Hankkeiden hallinnointi
Käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Rahoittajan säädösten noudattaminen https://www.rakennerahastot.fi/
Käsittelemme hankkeen hallinnoinnissa esim. osallistujatietoja, jotka kerätään täysin sähköisesti EURA2021-henkilöosallistujan asiointipalvelussa. Tällöin käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus ja rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Asiointi EURA 2021:ssä edellyttää vahvaa Suomi.fi-tunnistautumista.
EURA2021 järjestelmän kehitystyön viivästymisen vuoksi hankkeen alussa henkilötiedot kerätään paperisilla lomakkeilla, jotka säilytetään lukitussa kaapissa.
Asiakastyön, viestinnällisten ja verkostotehtävien oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus. - REKISTERÖITYJEN RYHMÄT
Hankkeen asiakkaat, verkosto ja hankehenkilöstö - REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA SÄILYTYSAJAT
Toiminnassa käsitellään rahoitusohjelman mukaisia tarpeellisia tietoja:
Henkilön tunniste- ja yhteystiedot: nimi, yhteystiedot tarpeen mukaan (puhelinnumero, sähköposti ja osoite), organisaatio, jota edustaa ja tarvittaessa henkilötunnus (Asiointi EURA 2021-järjestelmässä tapahtuu vain sähköisesti. Järjestelmä ei sisällä manuaalista aineistoa.).
Lisäksi ilmoittautuessa tilaisuuteen, tapahtumaan tai ryhmätoimintoon tarpeen mukaan ilmoittautumistiedon lisäksi ruokavaliotoive ja mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot
Hankehakijoilta ja -toteuttajilta kerättävät henkilötiedot:
hankkeen yhteyshenkilön nimi, asema organisaatiossa, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, hankkeen vastuuhenkilön nimi, asema organisaatiossa, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, hankepäällikön nimi, asema, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, eri asiakirjojen (mm. maksatushakemus, seurantaraportti, loppuraportti, oikaisuvaatimukset) yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, edunsaajahenkilöiden nimet, kansalaisuus sekä syntymäaika, mikäli henkilö omistaa yli 25 prosenttia yrityksen osakkeista suoraan tai välillisesti toisen yrityksen kautta, yritystukihakijoiden omistajien nimet ja henkilötunnus/ulkomaalaisen henkilön tunnus, mikäli yrityksen omistajatyyppi, on yksityishenkilö, asiakirjojen allekirjoittajien nimet (siirtyvät Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi–tunnistuspalvelusta) sekä allekirjoittajan asema organisaatiossa, IP-osoite, evästeet ja muut vastaavat teknologiset tiedot.
Koontiraportti seurantatiedoista kuten hankkeisiin osallistuvista henkilöistä kerättävät tiedot:
hankekoodi, henkilötunnus, sukupuoli, sukunimi, etunimet, lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka, sähköpostiosoite, osallistumisen aloituspäivämäärä, korkein koulutustaso, tieto työmarkkina-asemasta aloitushetkellä, osallistumisen päättymispäivämäärä, tieto työmarkkina-asemasta päättymishetkellä, tieto hankkeen aikana mahdollisesti suoritetusta tutkinnosta tai saavutetusta ammattipätevyydestä
WHOQOL-BREF-mittari (anonyymit vastaajat)
Säilytysajat
Henkilötietoja käsitellään vain niin kauan kuin ne ovat tarpeen jonkin yllä mainitun käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi. Henkilötietojen säilytysaika on vähintään hankkeen voimassaoloaika ja enintään siihen asti, kun hankkeeseen liittyvät viranomaisasiat on käsitelty ja suoritettu. Hanketoiminnassa rahoitusohjelman mukainen säilytysvelvoite on laaja ja pitkäkestoinen. Osallistujalistojen ja raportoinnin osalta hankkeen toteuttamiseen liittyvät asiakirjat dokumentoidaan ja säilytetään rahoittajan ohjeiden mukaan.
Hankkeisiin osallistuvat henkilöt voivat itse ylläpitää ilmoittamiaan henkilötietoja osallistujatietojen toimittamiseen tarkoitetun palvelun kautta. Mikäli henkilö ei itse tätä voi tehdä, avustaa hankkeen toteuttaja tietojen ylläpidossa. Viestinnässä ja verkostotehtävissä käsiteltävät tiedot poistetaan myös rekisteröidyn pyynnöstä. - TIETOJEN KÄYTTÖ JA JÄRJESTELMÄT
Henkilörekisteriä käyttävät ja täyttävät hankkeeseen osallistuvat työntekijät sekä hankkeeseen liittyvät rahoittaja- ja viranomaistahot.
Henkilötietojen käsittelyssä käytetään seuraavia tietojärjestelmiä: sähköposti, salattusähköposti, Maestro (laskutusjärjestelmä), Questback Essential -pilvipalvelu, jonka palvelimet sijaitsevat EU-alueella. Lisäksi henkilötiedot tallennetaan hankeasiakirjojen yhteydessä sähköisesti ja/tai manuaalisesti.
Questback Essential ilmoittautumistietojen sekä mahdollisesti muilla menetelmillä luotujen sähköisten asiakaslomakkeiden tallennusten palvelin sijaitsee Oulun Datacenter Oy:n palvelinsalissa. Palvelimet on suojattu fyysisesti ulkopuolisia uhkia varten, ja laiteverkko on suojattu palomuuri- ja varmennetekniikoin. Tietojen varmuuskopiointi ja palvelimen ylläpitoon liittyvät tietoturvapäivitykset on hoidettu asianmukaisesti.
EURA 2021:n palvelut on tarkoitettu mm. hankehakemusten, maksatushakemusten, seurantaraporttien ja muiden hankehallinnoitiin liittyvien tietojen toimittamiseen ja viranomaiskäsittelyyn. Palvelujen kautta myös valmistellaan ja noudetaan hankehakemuksiin ja hankkeisiin liittyvät päätökset. Lisäksi hankkeisiin osallistuneet henkilöt toimittavat palvelun kautta aloitus- ja lopetusvaiheen tietonsa. Tietosuojakäytäntö EURA2021 (static.eura2021.fi/ohjeet/Tietosuojakaytanto_EURA_2021.pdf) - SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan siirtää sähköisesti järjestelmien välillä tai paperidokumentteja käyttämällä. - TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Henkilötietoja luovutetaan EURA 2021-palvelun kautta rahoittajaorganisaatiolle. Näitä tietoja ei käytetä eikä luovuteta mihinkään muihin tarkoituksiin. Rekisterinpitäjä voi siirtää osallistujatietoja (etunimi ja sukunimi) laskutusjärjestelmään (Maestro) sekä Questback Essential -palvelusta paperiarkistoon hankkeen päättymiseen saakka ja edelleen hankkeen edellyttämän arkistoinnin ajaksi. - TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETAn ULKOPUOLELLE
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle - REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
A Manuaalinen aineisto
Asiakasta koskevat dokumentit säilytetään lukituissa kaapeissa tai arkistoholvissa tiedon luonteen mukaan.
B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
Ksakki ry:n oma palvelin, jolla henkilörekisteriin liittyviä tietoja verkossa sijaitsee, on suojattu palomuuri- ja varmennetekniikoin. Tietojen varmuuskopiointi ja palvelimen ylläpitoon liittyvät tietoturvapäivitykset on hoidettu asianmukaisesti. Tietokoneet sijaitsevat lukituissa huoneissa.
Osa tiedoista sijaitsee toisen osapuolen (mm. OPH, Visma, Maestro, TE-toimisto, ELY-keskukset, Kela) palvelimilla ja niitä käsitellään SaaS-palveluina. Näiden osalta tietoturvasta ja -suojasta vastaavat palveluntarjoajat käyttämällä palvelinsaleja, palomuureja, tietoturvaohjelmistoja sekä huolehtimalla ohjelmistojen päivityksistä ja tietokantojen varmistutallennuksista. - HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus mm. tarkistaa tietonsa, vaatia niiden oikaisemista tai poistamista sekä rajoittaa tietojensa käyttöä. Ksakki ry:n täytyy tunnistaa pyynnön esittäjä ennen toimenpiteiden täytäntöönpanoa. Osa asiakkaiden, verkoston ja hankehenkilöstön henkilötiedoista tulee säilyttää eri säädöksien mukainen aika.
13.1. REKISTERÖIDYN OIKEUS SAADA PÄÄSY TIETOIHIN (TARKASTUSOIKEUS)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja Ksakki ry on hänestä kerännyt tai ettei rekisteriin ole tallennettu häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeuden käyttämistä koskeva pyyntö tulee esittää Ksakki ry:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13.6. mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan kuitenkin evätä lainmukaisilla perusteilla. Tarkastusoikeuden käyttämisestä ei peritä maksua.
13.2. REKISTERÖIDYN OIKEUS VAATIA TIEDON OIKAISEMISTA TAI POISTAMISTA
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Ksakki ry:tä oikaisemaan häntä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot tai täydentämään puutteellisia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista. Edellä mainittujen oikeuksien käyttämiseksi rekisteröidyn tulee esittää pyyntö Ksakki ry:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13.6 mukaisesti.
13.3. REKISTERÖIDYN OIKEUS RAJOITTAA TIETOJEN KÄSITTELYÄ
Mikäli Ksakki ry käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseksi tulee esittää Ksakki ry:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13.6. mukaisesti.
13.4. REKISTERÖIDYN OIKEUS SIIRTÄÄ TIEDOT JÄRJESTELMÄSTÄ TOISEEN
Niiltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut Ksakki ry:lle tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai toimeksiannon perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset tiedot itselleen yleisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyyntö tietojen saamiseksi tulee esittää Ksakki ry:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13.6. mukaisesti.
13.5. REKISTERÖIDYN OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos se katsoo, että Ksakki ry ei ole noudattanut sille tietosuojalainsäädännössä asetettuja velvollisuuksia.
13.6. MUUT OIKEUDET
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla asiasta Ksakki ry:lle seuraavilla tavoilla:
– Ksakki ry:n toimipisteessä osoitteessa Airotie 2 b, 93600 Kuusamo
– sähköpostitse osoitteeseen info(at)ksakki.fi
– puhelimitse numeroon +358 40 173 3092
Toimistolla asioitaessa pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.
Sähköpostitse lähetettyyn pyyntöön on lisättävä puhelinnumero, koska pyynnön lähettäjän henkilöllisyys varmistetaan puhelimitse. Myös puhelimitse pyynnön jättävän henkilöllisyys varmistetaan.
Kuusamo-opisto
- TIEDOT REKISTERINPITÄJÄSTÄ
Kuusamo-opisto, Kitkantie 35, 93600 KUUSAMO +358 40 860 8715, opisto(at)kuusamo.fi - Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Mira Holopainen, Kitkantie 35, 93600 KUUSAMO +358 40 865 6957, mira.holopainen(at)kuusamo.fi
- REKISTERIN NIMI
LUMI-hankkeen tietosuojaseloste (Kuusamo-opisto) - HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietoja käsitellään hanketoiminnan hallinnollisiin tarkoituksiin mm. rahoittajan, maksatushakemuksissa ja raportoinnissa sekä tilaisuuksien, tapahtumien, ryhmätoimintojen ja kokouksien yhteydessä kerättävillä osallistujalistoilla ja hankkeen toiminnassa. Henkilötietoja käsitellään myös sidosryhmien/ verkoston viestinnällisissä ja verkostotehtävissä kuten postituslistoilla sekä verkostotyöskentelyssä. Tietoja kertyy asiakastapaamisista, tapahtumista, tilaisuuksista, ryhmätoiminnoista, webinaareista ja erilaisista pilotoinneista. Tarkoituksena on hankkeeseen osallistuvien henkilöiden yhteystietojen ylläpito, työ- ja toimintakyvyn sekä osallisuuden edistäminen kerättävällä tiedolla sekä tilastointi ja raportointi. - HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTA
Käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Käsittelyperusteet ovat
1 Hankkeiden hallinnointi
Käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
Rahoittajan säädösten noudattaminen https://www.rakennerahastot.fi/
Käsittelemme hankkeen hallinnoinnissa esim. osallistujatietoja, jotka kerätään täysin sähköisesti EURA2021-henkilöosallistujan asiointipalvelussa. Tällöin käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus ja rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Asiointi EURA 2021:ssä edellyttää vahvaa Suomi.fi-tunnistautumista.
2 Asiakastyön, viestinnällisten ja verkostotehtävien oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus. - REKISTERÖITYJEN RYHMÄT
Hankkeen asiakkaat, verkosto ja hankehenkilöstö - REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA SÄILYTYSAJAT
Toiminnassa käsitellään rahoitusohjelman mukaisia tarpeellisia tietoja:
Henkilön tunniste- ja yhteystiedot: nimi, yhteystiedot tarpeen mukaan (puhelinnumero, sähköposti ja osoite), organisaatio, jota edustaa ja tarvittaessa henkilötunnus (Asiointi EURA 2021-järjestelmässä tapahtuu vain sähköisesti. Järjestelmä ei sisällä manuaalista aineistoa.).
Lisäksi ilmoittautuessa tilaisuuteen, tapahtumaan tai ryhmätoimintoon tarpeen mukaan ilmoittautumistiedon lisäksi ruokavaliotoive ja mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot
Hankehakijoilta ja -toteuttajilta kerättävät henkilötiedot:
hankkeen yhteyshenkilön nimi, asema organisaatiossa, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, hankkeen vastuuhenkilön nimi, asema organisaatiossa, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, hankepäällikön nimi, asema, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, eri asiakirjojen (mm. maksatushakemus, seurantaraportti, loppuraportti, oikaisuvaatimukset) yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, edunsaajahenkilöiden nimet, kansalaisuus sekä syntymäaika, mikäli henkilö omistaa yli 25 prosenttia yrityksen osakkeista suoraan tai välillisesti toisen yrityksen kautta, yritystukihakijoiden omistajien nimet ja henkilötunnus/ulkomaalaisen henkilön tunnus, mikäli yrityksen omistajatyyppi, on yksityishenkilö, asiakirjojen allekirjoittajien nimet (siirtyvät Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi–tunnistuspalvelusta) sekä allekirjoittajan asema organisaatiossa, IP-osoite, evästeet ja muut vastaavat teknologiset tiedot.
Koontiraportti seurantatiedoista kuten hankkeisiin osallistuvista henkilöistä kerättävät tiedot:
hankekoodi, henkilötunnus, sukupuoli, sukunimi, etunimet, lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka, sähköpostiosoite, osallistumisen aloituspäivämäärä, korkein koulutustaso, tieto työmarkkina-asemasta aloitushetkellä, osallistumisen päättymispäivämäärä, tieto työmarkkina-asemasta päättymishetkellä, tieto hankkeen aikana mahdollisesti suoritetusta tutkinnosta tai saavutetusta ammattipätevyydestä
WHOQOL-BREF-mittari (anonyymit vastaajat)
Säilytysajat
Henkilötietoja käsitellään vain niin kauan kuin ne ovat tarpeen jonkin yllä mainitun käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi. Henkilötietojen säilytysaika on vähintään hankkeen voimassaoloaika ja enintään siihen asti, kun hankkeeseen liittyvät viranomaisasiat on käsitelty ja suoritettu. Hanketoiminnassa rahoitusohjelman mukainen säilytysvelvoite on laaja ja pitkäkestoinen. Osallistujalistojen ja raportoinnin osalta hankkeen toteuttamiseen liittyvät asiakirjat dokumentoidaan ja säilytetään rahoittajan ohjeiden mukaan.
Hankkeisiin osallistuvat henkilöt voivat itse ylläpitää ilmoittamiaan henkilötietoja osallistujatietojen toimittamiseen tarkoitetun palvelun kautta. Mikäli henkilö ei itse tätä voi tehdä, avustaa hankkeen toteuttaja tietojen ylläpidossa. Viestinnässä ja verkostotehtävissä käsiteltävät tiedot poistetaan myös rekisteröidyn pyynnöstä. - TIETOJEN KÄYTTÖ JA JÄRJESTELMÄT
Henkilörekisteriä käyttävät ja täyttävät hankkeeseen osallistuvat työntekijät sekä hankkeeseen liittyvät rahoittaja- ja viranomaistahot.
Henkilötietojen käsittelyssä käytetään seuraavia tietojärjestelmiä:
sähköposti, salattusähköposti, Talenom (laskutusjärjestelmä), Hellewi (opiskelija-/kurssihallinnointijärjestelmä) ja valtakunnallinen Koski-tietovaranto (Opetushallitus), jonka palvelimet sijaitsevat EU-alueella. Lisäksi henkilötiedot tallennetaan hankeasiakirjojen yhteydessä sähköisesti ja/tai manuaalisesti.
Hellewin palvelinympäristön toimittaa UpCloud Oy, joka on Suomeen rekisteröity, kansainvälisillä markkinoilla toimiva, palvelinkapasiteettia tarjoava toimija. Hellewi-järjestelmän palvelinympäristö sijaitsee Helsingissä, Suomessa, UpCloud Hel-1 -palvelinsalissa. Hellewi-ympäristö voidaan tarvittaessa siirtää vastaaviin palvelinsaleihin Suomessa. Palvelinympäristön kaikkia asiakastietoja säilytetään Suomessa, eikä tietoja siirretä Suomen rajojen ulkopuolelle. Hellewi-järjestelmän palvelinympäristö on eristetty UpCloud Oy:n muista asiakkaista normaalien pilvipalvelinympäristöjä toimittavien palveluntarjoajien käytäntöjen mukaisesti. UpCloud Oy:n palvelinympäristö on auditoitu Viestintäviraston toimesta Oikeusministeriön käyttöön ja täyttää VAHTI-perustason vaatimukset.
EURA 2021:n palvelut on tarkoitettu mm. hankehakemusten, maksatushakemusten, seurantaraporttien ja muiden hankehallinnoitiin liittyvien tietojen toimittamiseen ja viranomaiskäsittelyyn. Palvelujen kautta myös valmistellaan ja noudetaan hankehakemuksiin ja hankkeisiin liittyvät päätökset. Lisäksi hankkeisiin osallistuneet henkilöt toimittavat palvelun kautta aloitus- ja lopetusvaiheen tietonsa. Tietosuojakäytäntö EURA2021 (static.eura2021.fi/ohjeet/Tietosuojakaytanto_EURA_2021.pdf) - SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan siirtää sähköisesti järjestelmien välillä tai paperidokumentteja käyttämällä. - TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Henkilötietoja luovutetaan EURA 2021-palvelun kautta rahoittajaorganisaatiolle. Näitä tietoja ei käytetä eikä luovuteta mihinkään muihin tarkoituksiin.
Rekisterinpitäjä voi siirtää projektihenkilöstön henkilötietoja palkkioiden maksua varten taloushallinnon järjestelmään (Talenom) sekä Hellewi -palvelusta paperiarkistoon hankkeen päättymiseen saakka ja edelleen hankkeen edellyttämän arkistoinnin ajaksi. - TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETAn ULKOPUOLELLE
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle - REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
A Manuaalinen aineisto
Asiakasta koskevat dokumentit säilytetään lukituissa kaapeissa tai arkistoholvissa tiedon luonteen mukaan.
B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
Kuusamo-opiston palvelin on Loihde Trustin hallinnoima ja on suojattu palomuuri- ja varmennetekniikoin. Tietojen varmuuskopiointi ja palvelimen ylläpitoon liittyvät tietoturvapäivitykset on hoidettu asianmukaisesti. Tietokoneet sijaitsevat lukituissa huoneissa.
Tiedot sijaitsevat toisen osapuolen (mm. Loihde Trust, Hellewi) palvelimilla. Näiden osalta tietoturvasta ja -suojasta vastaavat palveluntarjoajat käyttämällä palvelinsaleja, palomuureja, tietoturvaohjelmistoja sekä huolehtimalla ohjelmistojen päivityksistä ja tietokantojen varmistutallennuksista. - HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus mm. tarkistaa tietonsa, vaatia niiden oikaisemista tai poistamista sekä rajoittaa tietojensa käyttöä. Kuusamo-opiston täytyy tunnistaa pyynnön esittäjä ennen toimenpiteiden täytäntöönpanoa. Osa asiakkaiden, verkoston ja hankehenkilöstön henkilötiedoista tulee säilyttää eri säädöksien mukainen aika.
13.1. REKISTERÖIDYN OIKEUS SAADA PÄÄSY TIETOIHIN (TARKASTUSOIKEUS)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja Kuusamo-opisto on hänestä kerännyt tai ettei rekisteriin ole tallennettu häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeuden käyttämistä koskeva pyyntö tulee esittää Kuusamo-opisto tämän tietosuojaselosteen kohdan 13.6. mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan kuitenkin evätä lainmukaisilla perusteilla. Tarkastusoikeuden käyttämisestä ei peritä maksua.
13.2. REKISTERÖIDYN OIKEUS VAATIA TIEDON OIKAISEMISTA TAI POISTAMISTA
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Kuusamo-opistoa oikaisemaan häntä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot tai täydentämään puutteellisia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista.
Edellä mainittujen oikeuksien käyttämiseksi rekisteröidyn tulee esittää pyyntö Kuusamo-opistolle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13.6 mukaisesti.
13.3. REKISTERÖIDYN OIKEUS RAJOITTAA TIETOJEN KÄSITTELYÄ
Mikäli Kuusamo-opisto käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseksi tulee esittää Kuusamo-opisto tämän tietosuojaselosteen kohdan 13.6. mukaisesti.
13.4. REKISTERÖIDYN OIKEUS SIIRTÄÄ TIEDOT JÄRJESTELMÄSTÄ TOISEEN
Niiltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut Kuusamo-opistolle tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai toimeksiannon perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset tiedot itselleen yleisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyyntö tietojen saamiseksi tulee esittää Kuusamo-opistolle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13.6. mukaisesti.
13.5. REKISTERÖIDYN OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos se katsoo, että Kuusamo-opisto ei ole noudattanut sille tietosuojalainsäädännössä asetettuja velvollisuuksia.
13.6. MUUT OIKEUDET
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla asiasta Kuusamo-opistolle seuraavilla tavoilla:
– Kuusamo-opiston toimipisteessä osoitteessa Kitkantie 35, 93600 Kuusamo
– sähköpostitse osoitteeseen opisto(at)kuusamo.fi
– puhelimitse numeroon +358 40 860 8715
Toimistolla asioitaessa pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä. Sähköpostitse lähetettyyn pyyntöön on lisättävä puhelinnumero, koska pyynnön lähettäjän henkilöllisyys varmistetaan puhelimitse. Myös puhelimitse pyynnön jättävän henkilöllisyys varmistetaan.
LUMI Luonnollinen, luova minä - Polkuja hyvinvointiin 